Цитата з Інструкції
272. Протокольні доручення, надані на сесіях міської ради, знімаються з контролю відповідно до п. 267 цієї Інструкції, узагальнена інформація про їх виконання апаратом ради надається на сесії.
273. Виконані рекомендації, висновки, рішення постійних комісій міської ради знімаються шляхом заслуховування на засіданні постійної комісії міської ради (або на підставі інформацій) про хід їх виконання та прийняття рекомендацій про зняття документа(-ів) з контролю.
274. Рішення виконавчого комітету міської ради, розпорядження міського голови знімаються з контролю на підставі доповідної записки про остаточне виконання документа та пропозиції про зняття з контролю, наданої відповідальним(-и) виконавцем(-ями) на ім’я міського голови за підписом заступника міського голови, на якого покладався контроль за виконанням вказаного розпорядчого документа, через відділ контролю департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради.
На підставі погоджувальної резолюції міського голови на доповідній записці про виконання відділ контролю готує рішення виконавчого комітету міської ради або розпорядження міського голови “Про зняття з контролю рішень виконавчого комітету міської ради (або розпоряджень міського голови)”.
275. Рішення міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпорядження міського голови, які мають періодичний строк дії та потребують поновлення чи заміни у зв’язку з втратою чинності, знімаються з контролю під час затвердження нового розпорядчого документа. У такому разі текст розпорядчого документа повинен містити пункт про зняття з контролю попереднього розпорядчого документа.
276. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови знімають з контролю виконаний документ власним підписом чи візою. Відповідна відмітка вноситься до реєстраційної бази даних, доповідна записка або інформація тощо підшивається до загальної справи.
Інформаційно-довідкова робота з документами
277. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
( ЗВІДСИ ПОЧИНАЄТЬСЯ НЕПОСЛІДОВНІСТЬ НУМЕРАЦІЇ )
272. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки. Наприклад:
довідкові (за кореспондентами, видами документів, їх авторами тощо)
контрольні (за строками виконання, виконавцями тощо)
кодифікаційні або тематичні (нормативно-правові акти, розпорядчі документи тощо)
за зверненнями громадян;
алфавітні.
Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності установи.
Для реєстрації різних категорій документів доцільно виготовляти картки різного кольору або ж на верхньому березі звичайних карток робити спеціальні відмітки кольоровими смугами.
273. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства можуть розроблятися такі класифікаційні довідники:
класифікатор з питань діяльності установи;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор резолюцій;
класифікатор виконавців;
класифікатор результатів виконання документів;
номенклатура справ.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в установі визначається службою діловодства.
274. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
275. У виконавчому комітеті міської ради діє автоматизована система реєстрації документів. Формує та поповнює централізований банк реєстраційних даних сектор приймання, обліку та організації роботи з документами загального відділу та відділ по роботі зі зверненнями громадян відповідно до повноважень.
Автоматизована система реєстрації забезпечує інформацією про усі документи, які надійшли на адресу Миколаївської міської ради, виконавчого комітету міської ради, міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на екран, за необхідності роздруковується реєстраційна форма.
У разі пошуку невиконаного документа результатом пошуку є інформація про те, в якому виконавчому органі міської ради або структурному підрозділі (у якого виконавця) документ перебуває на час пошуку. Якщо документ виконано, то на екрані відображається інформація про його виконання та місцезнаходження.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
276. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.
277. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
Те саме стосується онлайн версії за адресою
http://ngik.gorsovet.mk.ua/ru/showdoc/?doc=21601
Як ви бачите, в Інструкції є по два пункти 272, 273, 274, 275, 276 та 277
Прошу виправити порядок нумерації та оприлюднити виправлену версію Інструкції.