Описание:

Затверджено

розпорядженням

міського голови

від 14 червня 2011

№ 283р

 

 1. Загальні положення

 1.1. Загальний відділ департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету, міському голові, першому заступнику міського голови та директору департаменту.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Інструкцією з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 2. Основні завдання
Відділ:

- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;

- виконує відповідно до законодавства контрольні функції у відповідній сфері діяльності;

- здійснює реєстраційні функції щодо листів, звернень, заяв, скарг фізичних та юридичних осіб;

- забезпечує відповідно до діючих нормативних актів організацію діловодства у виконкомі міської ради;

- узагальнює практику застосування законодавства, розробляє пропозиції щодо його вдосконалення і вносить їх на розгляд міського голови, виконавчого комітету, міської ради;

- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

3. Структура та організація роботи

3.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту, першому заступнику міського голови, йому підконтрольний та підзвітний.

3.2. До складу відділу входять:
 - начальник відділу 1

сектор з протокольної роботи та архівної справи

 - заступник начальника відділу-завідувач сектору 1
- головний спеціаліст 1
- спеціаліст 1 категорії 1

 сектор з оформлення та редагування розпорядчих документів

 - завідувач сектору 1
- головний спеціаліст 1

 сектор приймання, обліку та організації роботи з документами

 - завідувач сектору 1
- головний спеціаліст 3
- спеціаліст 1 категорії 2

 сектор обробки документів

 - завідувач сектору 1

 спеціалісти загального відділу

 - головний спеціаліст 5

3.3. Начальник відділу має заступника, якого призначає на посаду та звільняє з посади міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

Заступник начальника відділу виконує функції, повноваження і завдання відповідно до розподілу обов’язків, визначених начальником загального відділу.

Інших працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

3.4. Начальник відділу:        

3.4.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства за виконання покладених на відділ завдань.

3.4.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності керівників структурних підрозділів та інших працівників відділу.

3.4.3. Вивчає та аналізує стан справ з питань, що належать до компетенції відділу, вживає заходів щодо його покращання.

3.4.4. Проводить наради, навчання з питань діловодства, які належать до компетенції відділу.

3.4.5. Розглядає кореспонденцію, яка направляється відділу, організовує роботу по виконанню даних по ній доручень.

3.4.6. Узагальнює дані про кількість документів, їх проходження, тенденції.

3.4.7. Здійснює координацію роботи спеціалістів приймалень по своєчасній обробці одержаної кореспонденції, друкуванню документів і передачі їх з резолюцією керівника до сектору приймання, обліку та організації роботи з документами загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів ради.

3.4.8. Планує роботу відділу, складає список осіб, зарахованих до кадрового резерву відділу, а також звіт про роботу відділу за рік.

3.4.9. Погоджує посадові інструкції працівників відділу.

3.4.10. Погоджує питання преміювання, службових відряджень, надання відпусток і матеріальної допомоги на оздоровлення та для вирішення соціально-побутових питань.

3.4.11. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 4. Компетенція відділу

 4.1. Забезпечення організаційно-технічної підготовки під час проведення виборів міського голови, депутатів міської ради, Всеукраїнського та місцевих референдумів.

4.2. Технічне забезпечення пленарних засідань міської ради, підготовка засідань виконкому міської ради, а також ведення та оформлення їхніх протоколів.

4.3. Реєстрація, оформлення, облік і зберігання в установлені терміни рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови та інших документів.

4.4. Редагування, друкування, розмноження рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, листів та інших документів, своєчасне доведення їх до виконавчих органів ради, установ, організацій, посадових осіб і громадян, у разі необхідності надання копій, витягів з прийнятих актів органів та посадових осіб місцевого самоврядування.

4.5. Приймання, реєстрація і передання за призначенням вхідної кореспонденції, внутрішньої документації міської ради та її виконавчих органів, реєстрація і відправлення вихідної кореспонденції.

4.6. Приймання, реєстрація і передання за призначенням документів з грифом обмеження доступу „ДСК”, проведення щорічних перевірок стану організації роботи з документами, що мають гриф „ДСК”, у виконавчих органах міської ради.

4.7. Обробка на ПК кореспонденції та інформаційного архіву.

4.8. Складання та погодження зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі. Приймання на зберігання в установленому порядку архівних документів постійного терміну зберігання від виконавчих органів міської ради, забезпечення зберігання в архіві виконкому міської ради згідно з діючими інструкціями та положеннями,  підготовка документів Національного архівного фонду для передавання до архівного відділу виконкому Миколаївської міської ради.

4.9. Забезпечення роботи ЕК виконкому міської ради, надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документів.

4.10. Участь у підготовці та виданні телефонних довідників та інших посібників, необхідних для роботи апарату міської ради та її виконавчих органів.

4.11. Розробка зразків бланків. Видання бланків міської ради та виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, здійснення їхнього обліку.

4.12. Забезпечення виконання спеціалістами відділу організаційно-технічних функцій щодо обслуговування роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови.

4.13. Здійснення контролю за додержанням вимог Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах щодо оформлення документів, які надійшли до відділу.

4.14. Перевірка стану діловодства у виконавчих органах міської ради, надання їм методичної допомоги  в роботі з документами.

4.15. Надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства в адміністраціях районів міста.

4.16. Підготовка щоквартальних та щорічних звітів щодо стану діловодства.

4.17. Підготовка проектів рішень міської ради та виконкому міської ради, розпоряджень міського голови з питань, що відносяться до компетенції відділу.

4.18. Розроблення та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в міській раді, її виконавчих органах, впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

4.19. Впровадження та координація дій по впровадженню у виконавчих органах міської ради міської Програми „Електронне врядування та електронна демократія в місті Миколаєві на 2010-2015 роки”.

 5. Права відділу

5.1. Відділ має право:

- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

- здійснювати контроль, проводити перевірки, інспекції та аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;

- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;

- надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції відділу;

- інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції;

- інші права, які належать до його компетенції.

 6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності відділу

 6.1. Відділ утримується за рахунок місцевого бюджету.

6.2. Працівники відділу є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб відділу

 7.1. Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб відділу при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 8.1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.