Описание:

 
1. Загальні положення

 1.1. Сектор з протокольної роботи та архівної справи (далі – сектор) є структурним підрозділом загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 2. Основні завдання

 Сектор:

- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;

- виконує відповідно до законодавства контрольні функції у відповідній сфері діяльності;

- забезпечує відповідно до діючих нормативних актів організацію діловодства у виконкомі міської ради;

- узагальнює практику застосування законодавства, розробляє пропозиції щодо його вдосконалення і вносить їх на розгляд міського голови, виконавчого комітету, міської ради;

- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

 3. Структура та організація роботи

3.1. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований начальнику загального відділу, під час його відсутності заміщує начальника відділу.

3.2. Працівників сектору призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

3.3. Завідувач сектору:

3.3.1. Здійснює керівництво діяльністю сектору, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства за виконання покладених на сектор завдань.

3.3.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності працівників сектору.

3.3.3. Відповідає за реєстрацію розпорядчих документів, ведення книг їх реєстрації, протоколів.

3.3.4. Контролює додержання вимог Інструкції з діловодства щодо оформлення розпорядчих документів, що надійшли до сектору.

3.3.5. Бере участь у засіданнях міської ради, підготовці засідань виконкому міської ради, забезпечує своєчасне оформлення їх протоколів, стенограм.

3.3.6. Забезпечує підготовку необхідних аналітично-довідкових матеріалів з питань, віднесених до компетенції сектору.

3.3.7. Погоджує посадові інструкції працівників сектору.

3.3.8. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.

 4. Компетенція сектору

 4.1. Підготовка засідань виконкому міської ради (прийняття від виконавчих органів міської ради проектів рішень, складання порядку денного засідань виконкому, замовлення на розмноження в необхідній кількості проектів рішень і формування електронних пакетів з матеріалами до засідань виконкому для членів виконкому, надсилання їх, забезпечення явки на засідання виконкому членів виконкому та запрошених осіб тощо).

4.2. Участь у сесіях міської ради, ведення, друкування і оформлення протоколів пленарних засідань міської ради, а також  виконкому міської ради.

4.3. Реєстрація рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, ведення книг їхньої реєстрації.

4.4. Оформлення, облік і зберігання в установлені терміни рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови та інших документів.

4.5. Здійснення контролю за додержанням вимог Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах щодо оформлення розпорядчих документів, які надійшли до сектору.

4.6. Замовлення та здійснення контролю за вчасним і якісним розмноженням прийнятих розпорядчих документів згідно з покажчиками розсилки.

4.7. Забезпечення надсилання до облдержадміністрації копій розпорядчих актів, прийнятих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади, копій рішень міської ради до бібліотеки                 ім. М. Кропивницького, а також протоколів сесій до апарату ради.

4.8. Підготовка необхідних аналітико-довідкових матеріалів з питань, віднесених до компетенції сектору.

4.9. Забезпечення вчасної інформаційної обробки документів на ПК, що надходять до сектору, ведення інформаційного архіву на ПК бази розпорядчих документів (система „Ліга”), прийнятих міською радою, виконкомом міської ради та підписаних міським головою.

4.10. Забезпечення контролю за наявністю необхідних бланків, ведення їхнього обліку, нумерація їх в установленому порядку, погашення і знищення зіпсованих бланків, зберігання і використання при оформленні службових документів печаток і штампів.

4.11. Формування розпорядчих документів, протоколів у справи, своєчасне відправлення їх на технічне оправлення, отримання і зберігання до передавання до архівного відділу виконкому міської ради.

4.12. Приймання на зберігання у встановленому порядку архівних документів постійного терміну зберігання від виконавчих органів міської ради, підготовка та передавання документів Національного архівного фонду до архівного відділу виконкому Миколаївської міської ради.

4.13. Забезпечення зберігання справ в архіві виконкому міської ради згідно з діючими інструкціями й положеннями та здійснення контролю за правильністю оформлення архівних документів.

4.14. Складання та погодження зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради, перевірка відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі.

4.15. Організація в установленому Державною архівною службою України порядку користування архівними документами, що належать територіальній громаді, надання архівних довідок, копій і витягів з документів юридичним та фізичним особам.

4.16. Забезпечення роботи ЕК виконкому міської ради, надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документів. 

 5. Права сектору

 5.1. Сектор має право:

- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

- повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

- проводити аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;

- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;

- брати участь у засіданні дорадчих органів, нарадах  у разі розгляду на них питань, які належать до його компетенції;

- інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору;

- інші права, які належать до його компетенції.

 6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності сектору

 6.1. Сектор утримується за рахунок місцевого бюджету.

6.2. Працівники сектору є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб сектору

 7.1. Посадові особи сектору повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи сектору несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб сектору при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 8.1. Ліквідацію та реорганізацію сектору проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.