Описание:

 1. Загальні положення

 1.1. Сектор приймання, обліку та організації роботи з документами (далі – сектор) є структурним підрозділом загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 2. Основні завдання

 Сектор:

- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;

- виконує відповідно до законодавства контрольні функції у відповідній сфері діяльності;

- забезпечує відповідно до діючих нормативних актів організацію діловодства у виконкомі міської ради;

- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

 3. Структура та організація роботи

 3.1. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований начальнику загального відділу.

3.2. Працівників сектору призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

3.3. Завідувач сектору:         

3.3.1. Здійснює керівництво діяльністю сектору, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства за виконання покладених на сектор завдань.

3.3.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності працівників сектору.

3.3.3. Забезпечує приймання і попередній розгляд кореспонденції (у тому числі кореспонденції з грифом обмеженого доступу „ДСК”) з передачею її й той же день за призначенням.

3.3.4. Аналізує стан документообігу, проводить довідково-інформаційну роботу про кількість документів, що проходять через сектор.

3.3.5. Погоджує посадові інструкції працівників сектору.

3.3.6. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.

 4. Компетенція сектору

 4.1. Приймання, попередній розгляд і розподіл документів, реєстрація, відбір і підготовка кореспонденції для доповіді керівництву з передачею її у той же день за призначенням.

4.2. Контроль за правильним оформленням вхідних та вихідних документів (розміщення реквізитів, наявність юридичної адреси кореспондента, підписів, додатків, віз на копіях документів, що залишаються у справах виконкому міської ради).

4.3. Технічна обробка на ПК вхідних і вихідних документів.

4.4. Обробка кореспонденції після розгляду її керівництвом виконкому міської ради.

4.5. Технічна обробка на ПК документів з резолюцією, що повернулися після розгляду керівництвом виконкому міської ради, передання спеціалісту з контролю.

4.6. Облік посвідок про відрядження, а також реєстрація договорів.

4.7. Аналіз стану документообігу, ведення довідково-інформаційної роботи про кількість документів, що проходять через сектор.

4.8. Організація роботи з розсилання, доставки документів виконавцям з урахуванням строків виконання.

4.9. Доставка документів на підприємства, в організації та установи згідно зі списком, затвердженим першим заступником міського голови.

4.10. Доставка з поштового відділення до сектору кореспонденції, що надходить на адресу виконкому міської ради.

4.11. Оформлення і відправлення кореспонденції простою і рекомендованою поштою, а також телеграм і бандеролей. Ведення їхнього обліку в журналі.

4.12. Маркування конвертів та облік використаних конвертів відділами та управліннями виконкому міської ради через маркувальну машину.

4.13. Облік видання письмових бланків виконавчим органам міської ради.

4.12. Зберігання і використання при оформленні службових документів печаток, факсиміле, штампів, здійснення контролю за наявністю необхідних бланків, ведення їхнього обліку, погашення і знищення зіпсованих бланків.

4.13. Приймання, реєстрація і передання за призначенням документів з грифом обмеження доступу „ДСК”, участь у проведенні щорічних перевірок стану організації роботи з документами, що мають гриф „ДСК”, у виконавчих органах міської ради та проведення зазначених перевірок у загальному відділі департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів.

4.14. Формування справ тимчасового терміну зберігання, не внесених до Національного архівного фонду, та забезпечення належного їх зберігання.

4.15. Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ міської ради та виконкому міської ради.

4.16. Реєстрація депутатів на сесіях міської ради.

 5. Права сектору

 5.1. Сектор має право:

- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

- не приймати незареєстровані або оформлені з порушенням установлених вимог документи;

- за необхідності викликати працівників департаментів, управлінь, відділів, організацій для одержання термінової кореспонденції;

- проводити аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;

- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;

- брати участь у засіданні дорадчих органів, нарадах з питань, що належать до компетенції сектору;

- інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору;

- інші права, які належать до його компетенції.

 6. Фінансування та матеріально-технічне забезпеченнядіяльності сектору

 6.1. Сектор утримується за рахунок місцевого бюджету.

6.2. Працівники сектору є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

7. Відповідальність посадових осіб сектору

 7.1. Посадові особи сектору повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи сектору несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб сектору при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 8.1. Ліквідацію та реорганізацію сектору проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.