Описание:

 1. Загальні положення

 1.1. Сектор обробки документів (далі – сектор) є структурним підрозділом загального відділу департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради  та цим Положенням.

 2. Основні завдання

 Сектор:

- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;

- забезпечує відповідно до діючих нормативних актів організацію діловодства у виконкомі міської ради;

- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

 3. Структура та організація роботи

 3.1. Сектор очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Завідувач сектору безпосередньо підпорядкований начальнику загального відділу.

3.2. Працівників сектору призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

3.3. Завідувач сектору:

3.3.1. Здійснює керівництво діяльністю сектору, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства за виконання покладених на сектор завдань.

3.3.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності працівників сектору.

3.3.3. Здійснює технічне забезпечення підготовки та проведення сесій міської ради, засідань виконкому міської ради, нарад, семінарів й інших заходів, пов’язаних із стенографуванням, звукозаписом, друкуванням і розмноженням документів.

3.3.4. Погоджує посадові інструкції працівників сектору.

3.3.5. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.

 4. Компетенція сектору

 4.1. Технічне забезпечення підготовки та проведення сесій, засідань виконкому міської ради, нарад, семінарів й інших заходів, пов’язаних із стенографуванням, звукозаписом, друкуванням і розмноженням документів.

4.2. Забезпечення всіх видів розмножувальних робіт, їхньої якості та строку виконання засобами розмножувальної техніки.

4.3. Машинописне виготовлення документів, які надходять від виконавчих органів міської ради.

4.4. Забезпечення своєчасного виготовлення прийнятих документів відповідно до Інструкції з діловодства у Миколаївській міській раді та її виконавчих органах, їхньої якості.

4.5. Розробка й проектування бланків документів.

4.6. Участь у сесіях міської ради.

4.7. Забезпечення своєчасного розшифровування стенограм сесій міської ради.

4.8. Виготовлення пам’ятних адрес, почесних грамот, подяк тощо та витягів зі стенограм.

4.9. Облік витрати паперу, витратних матеріалів, обсягу виконаних робіт.

4.10. Участь у підготовці телефонного довідника, внесення змін до Інтернет-порталу м. Миколаєва щодо персонального складу виконкому міської ради та телефонного довідника, робота з електронною поштою виконкому міської ради.

 5. Права сектору

 5.1. Сектор має право:

- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

- не приймати  до роботи документи, написані нечітко, кольоровими чорнилами, олівцями, без встановлених реквізитів;

- проводити аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;

- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;

- брати участь у розгляді питань, які входять у межі його повноважень, в організації та проведенні інструктивних нарад і семінарів з питань, що належать до компетенції сектору;

- інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- вносити пропозиції щодо модернізації технічного обладнання  по розмноженню документів, оновлення приладів та поліпшення умов праці;

- надавати виконавчим органам міської ради рекомендації, що входять до компетенції сектору;

- інші права, які належать до його компетенції.

 

6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності сектору

 6.1. Сектор утримується за рахунок місцевого бюджету.

6.2. Працівники сектору є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб сектору

 7.1. Посадові особи сектору повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи сектору несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб сектору при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 8.1. Ліквідацію та реорганізацію сектору проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.