Описание:

 1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ  (далі – відділ) управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради (далі - управління) є структурним підрозділом управління, підзвітним і підконтрольним  начальнику управління.

З    питань    здійснення    делегованих  повноважень органів виконавчої влади     у   галузі    архівної   справи  і  діловодства,  відділ  також підзвітний обласній державній архівній установі та  центральному органу виконавчої влади у галузі архівної справи.                                  
1.2.   Відділ   у  своїй   діяльності  керується Конституцією та законами України,     актами     Президента    України,    Кабінету   Міністрів   України, нормативними актами центрального органу виконавчої влади у галузі архівної справи, актами місцевих органів виконавчої влади, рішеннями  Миколаївської міської   ради   та   її   виконавчого  комітету, розпорядженнями  Миколаївського міського голови,  Положенням  про управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради та цим Положенням.

1.3. Відділ  є   юридичною особою,     відповідно до чинного законодавства   має   штампи   і  бланки,  печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

 2. Основні завдання

 Відділ:

2.1. У межах   своєї   компетенції   бере  участь  у  реалізації   державної політики   та   політики   органів   місцевого самоврядування у галузі архівної справи   і діловодства, здійснює управління архівною справою і діловодством на території міста.

2.2. Забезпечує дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.3. Забезпечує   поповнення   Національного   архівного    фонду документами,  що   мають  місцеве значення,  їх  державну  реєстрацію, облік, зберігання та використання  інформації, що міститься в цих документах.

2.4. Узагальнює практику застосування законодавства у галузі архівної справи.     

3. Структура та організація роботи

 3.1. До складу відділу входять:

 - начальник відділу  1
- головний спеціаліст  1
- спеціаліст 1 категорії  1
- старший інспектор  0,5

 3.2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Начальник  відділу безпосередньо підпорядкований начальнику управління, йому підконтрольний та підзвітний.

3.3. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

3.4.Начальник відділу :

3.4.1. Здійснює   керівництво  діяльністю   відділу,   несе      персональну відповідальність за виконання покладених   на  відділ завдань і здійснення ним своїх функцій.

3.4.2. Організовує      роботу   відділу,   розподіляє   посадові обов’язки  між працівниками, контролює їх роботу та визначає міру відповідальності працівників відділу.

3.4.3. Вносить пропозиції  щодо кандидатур для призначення і звільнення з посади працівників відділу.

3.4.4. Вносить    пропозиції    щодо   преміювання,  службових відряджень, надання   відпусток   і  матеріальної  допомоги   на оздоровлення, для вирішення соціально-побутових питань працівників.

3.4.5. Вирішує відповідно до законодавства питання про доступ працівників підприємств, установ, організацій (джерел комплектування), інших користувачів, до документів, що знаходяться на зберіганні у відділі.

3.4.6. Засвідчує  у  встановленому  порядку архівні довідки, витяги, копії документів, які зберігаються у відділі.

3.4.7. Готує    пропозиції,   відповідно   до   законодавства,   щодо переліку платних послуг, які можуть надаватися відділом. 

3.4.8. Розробляє   та  подає  на  затвердження   в установленому порядку ціни  на роботи (послуги), що виконуються відділом на договірних засадах.

3.4.9. Відповідає   за   дотримання   чинного   законодавства   при  наданні відділом платних послуг.

3.4.10. Проводить   особистий   прийом   громадян та відповідає за належний розгляд звернень громадян.

3.4.11. Забезпечує  дотримання   працівниками     трудової  дисципліни.

3.4.12. Представляє   відділ   з  питань, пов’язаних з  діяльністю відділу, у судових   органах,   установах,   організаціях, на підприємствах без спеціального доручення.

3.4.13. Здійснює    інші    повноваження,   передбачені     законодавством, рішеннями   міської    ради,   рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про управління архівної роботи та урочистих подій Миколаївської міської ради та цим Положенням.

 4. Компетенція

 Відповідно до покладених завдань відділ:

4.1. Готує   проекти   планів   розвитку   архівної справи  в місті  та після затвердження у встановленому законом порядку забезпечує їх виконання.

4.2. Забезпечує облік, зберігання і охорону:

-  документів   Національного  архівного   фонду,  що утворилися в результаті   діяльності     місцевих      органів    виконавчої     влади,    органів    місцевого самоврядування,  підприємств,  установ  та організацій, які діють або діяли на сучасній території міста;

- документів    Національного    архівного   фонду,   що  утворилися в процесі діяльності   профспілкових,   кооперативних,   творчих  та   інших   об'єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;

- документів  особового походження, що надійшли до відділу;

- фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;

- документів,   переданих  в  установленому  законом порядку на постійне або  тимчасове  зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об'єднаннями громадян;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи   відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

- облікових документів і довідкового апарату до документів.

4.3. Організовує роботу з внесення документів, що належать фізичним  і   юридичним  особам   незалежно від форм власності та перебувають у зоні комплектування   відділу,  до  Національного архівного фонду або вилучення документів з нього.

4.4. Готує матеріали для проведення державним архівом Миколаївської  області  державної реєстрації документів Національного архівного фонду, що належать  фізичним   і   юридичним  особам незалежно від форм власності, та перебувають у зоні комплектування відділу.

4.5. За  дорученням  центрального  органу  виконавчої  влади з архівної справи,    контролює   дотримання   власниками   документів    Національного архівного   фонду   вимог   законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

4.6. Інформує   обласну   державну   архівну   установу   про   виявлення архівних   документів,   що  не мають власника або власник яких невідомий, а також    про    продаж     документів   Національного архівного фонду з метою забезпечення переважного права держави на їх придбання.

4.7. Складає   і   погоджує   з обласною державною архівною установою список   підприємств,  установ  і  організацій,   документи   яких    підлягають зберіганню  у  відділі,  готує  пропозиції щодо уточнення цього списку.

4.8. Приймає   на   зберігання   архівні   документи   органів   місцевого самоврядування,   комунальних   підприємств,   установ   та   організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

4.9. Контролює  та  перевіряє  ведення  діловодства на   підприємствах, в установах   і  організаціях,   що   перебувають  у зоні  комплектування відділу, незалежно   від   форм   власності,   роботу   їх   архівних   підрозділів,   умови зберігання       документів,    надає    методичну      допомогу   у   впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів.

4.10.  Готує    матеріали     для    інформування  міської   ради,    обласної державної   архівної    установи    про факти  втрати, знищення,   пошкодження архівних   документів,    інші   порушення   законодавства   про   Національний архівний фонд та архівні установи.

4.11.  Веде  зведений  облік  архівних   документів, що зберігають органи місцевого   самоврядування,  комунальні   підприємства, установи і організації – джерела    комплектування відділу,   та   документів   Національного   архівного фонду,  що  належать  громадянам,   подає  належні  відомості про них обласній державній архівній установі.

4.12. Організовує   надання   на  договірних засадах послуг підприємствам,  установам   та  організаціям,   що    перебувають у зоні комплектування   відділу,       з  науково-технічного опрацювання документів та використання  їх   інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації    працівників     архівних     підрозділів    та    служб діловодства підприємств, установ та організацій.

4.13.   Передає, за узгодженням, до обласної державної архівної установи    у   визначені  нею  терміни,   документи   Національного   архівного   фонду  та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

4.14. Створює     і     вдосконалює    довідковий    апарат    до     документів Національного    архівного    фонду,    що   зберігаються у відділі, у тому числі  з використанням сучасних технічних та програмних заходів.

4.15. Інформує органи державної влади, органи   місцевого самоврядування,  підприємства,    установи,   організації   а   також    населення,   про склад і зміст документів,  що  зберігаються  у   відділі.

4.16. Створює можливості для користування документами Національного    архівного    фонду    фізичними   та   юридичними   особами.

4.17. Публікує, експонує та в іншій формі  популяризує  архівні документи,   а   також   виконує     інші   функції,   спрямовані   на   ефективне    використання    відомостей,  що містяться   в документах Національного архівного фонду.

4.18. Видає   підприємствам,   установам  і  організаціям   архівні   довідки, копії та витяги  з  документів, що   зберігаються  у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового  характеру, а   також   іншим   шляхом   задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.

4.19. Вивчає,   узагальнює   і   поширює досвід роботи архівних установ та застосування законодавства у цій галузі.

 5. Права

 Відділ має право:

5.1. Отримувати безкоштовно від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи   та   інші  матеріали   стосовно  зберігання   і   науково-технічного опрацювання   документів   Національного    архівного   фонду   та    ведення діловодства,   а   від   місцевих   органів   державної  статистики  - безоплатно статистичні  дані,   необхідні  для   виконання   покладених на нього завдань.

5.2. Надавати у межах своїх повноважень  підприємствам,  установам  і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу,  вказівки  щодо роботи архівних підрозділів та ведення діловодства.

5.3. Надавати   за  плату   послуги   з   використання   фізичними   та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.

5.4. Виконувати   на   платній    основі   роботи,   пов'язані  з   науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що   є   власністю   держави, територіальної громади, фізичних та юридичних осіб,   провадити   іншу,   не   заборонену законом діяльність у сфері архівної справи і діловодства.

5.5.  Вимагати   від   власника   документів,   від   часу   створення яких минуло  понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством, подання цих документів для організації експертизи їх цінності.

5.6. Подавати   до   суду   позов   про  позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості.

5.7. Порушувати   в  порядку,  встановленому законодавством, питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного  архівного  фонду  або  порушують  вимоги   щодо державної  реєстрації цих документів.

5.8. Порушувати  в  порядку,  встановленому законодавством,   питання про   притягнення   до    відповідальності    працівників   архівних   установ, користувачів  документами    Національного   архівного  фонду та інших осіб, винних  у  порушенні  законодавства  про  Національний  архівний  фонд  та архівні   установи,   а також   про   відшкодування   ними  шкоди,     завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

5.9. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

5.10. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

5.11. Працівники   архіву   мають   право  доступу до документів архівів (архівних      підрозділів)   і   діловодних   служб   підприємств,   установ   та організацій, що знаходяться у зоні комплектування,  за винятком документів,  що згідно із законодавством мають обмежений доступ.

5.12. Відділ   у    процесі   виконання    покладених   на   нього   завдань взаємодіє     з     іншими    виконавчими    органами   міської    ради,   а також підприємствами,   установами,    організаціями  та об'єднаннями громадян. 

5.13. Для   розгляду    питань,   пов'язаних   з   проведенням попередньої експертизи    цінності   документів   та   поданням   її   результатів  на розгляд експертно-перевірної   комісії   обласної  державної архівної установи, а також інших питань,  у відділі створюється експертна комісія.

5.14. Організує  заходи з підвищення фахової кваліфікації працівників структурних підрозділів виконавчих органів міської ради, які відповідають за роботу з документами.

 6. Фінансування та матеріально-технічне  забезпечення діяльності

 6.1. Відділ   утримується   за   рахунок    коштів    місцевого бюджету, затверджених у встановленому порядку.

6.2  Працівники   відділу  є   посадовими   особами   органів   місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України «Про     службу     в     органах     місцевого   самоврядування»   та   іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб

 7.1. Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки,   шанобливо   ставитися  до  громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть  зашкодити  інтересам  служби  чи  негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові  особи  відділу  несуть  відповідальність  згідно з чинним законодавством.    Матеріальна    шкода,    завдана   незаконними  діями   чи бездіяльністю   посадових   осіб   відділу   при   здійсненні    ними повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

     Зміни  та  доповнення   до   цього  Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.