Описание:

 1. Загальні положення

 1.1. Відділ по роботі зі зверненнями громадян департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом департаменту забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету, міському голові, першому заступнику міського голови та директору департаменту.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів Миколаївської міської ради та цим Положенням.   

 2. Основні завдання

 Відділ:

- у межах своєї компетенції бере участь у реалізації політики органів місцевого самоврядування у відповідній сфері діяльності виконавчого органу;

- забезпечує реалізацію конституційного права громадян на звернення, належний розгляд звернень громадян та організацію особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради та заступниками міського голови;

- виконує відповідно до законодавства контрольні функції у відповідній сфері діяльності;

- здійснює реєстраційні функції щодо пропозицій, заяв, скарг  фізичних та юридичних осіб;

- забезпечує відповідно до діючих нормативних актів організацію діловодства у виконкомі міської ради щодо розгляду звернень громадян;

- узагальнює практику застосування законодавства, розробляє пропозиції щодо його вдосконалення і вносить їх на розгляд міського голови, виконавчого комітету, міської ради;

- здійснює інші функції, що випливають з покладених на нього завдань.

 3. Структура та організація роботи

 3.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою у порядку, визначеному законодавством.

Начальник відділу безпосередньо підпорядкований директору департаменту, першому заступнику міського голови, йому підконтрольний та підзвітний.

3.2. До складу відділу входять:

- начальник відділу 1
- заступник начальника відділу 1
- головний спеціаліст 2
- спеціаліст 1 категорії 1

3.3. Начальник відділу має заступника, якого призначає на посаду та звільняє з посади міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

Заступник начальника відділу виконує функції, повноваження і завдання відповідно до розподілу обов’язків, визначених начальником відділу.

Інших працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад міський голова за поданням директора департаменту в порядку, визначеному законодавством.

3.4. Начальник відділу:        

3.4.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства  за виконання покладених на відділ завдань.

3.4.2. Організовує роботу та визначає міру відповідальності працівників відділу.

3.4.3. Проводить навчання з питань, які належать до компетенції відділу.

3.4.4. Розглядає кореспонденцію, яка направляється відділу, організовує роботу по виконанню наданих по ній доручень.

3.4.5. Узагальнює аналітичні інформації про роботу зі зверненнями громадян.

3.4.6. Планує роботу відділу, складає список осіб, зарахованих до кадрового резерву відділу, а також звіт про роботу відділу за рік.

3.4.7. Погоджує посадові інструкції працівників відділу.

3.4.8. Погоджує питання преміювання, службових відряджень, надання відпусток і матеріальної допомоги на оздоровлення та для вирішення соціально-побутових питань.

3.4.9. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про департамент забезпечення діяльності виконавчих органів та цим Положенням.

4. Компетенція відділу

 

4.1. Приймання і первинне опрацювання письмових звернень громадян, реєстрація звернень, вивчення їх змісту та своєчасне передання на розгляд міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови.

4.2. Підготовка графіків проведення особистих прийомів громадян міським головою, його заступниками та секретарем міської ради.

4.3. Забезпечення належної організації особистих прийомів громадян міським головою, його заступниками та секретарем міської ради.

Підготовка матеріалів для прийому громадян міським головою, його заступниками та секретарем міської ради. Отримання від виконавчих органів міської ради довідок, пояснень та інших матеріалів, необхідних для здійснення прийому громадян.

4.4. Забезпечення ведення діловодства за зверненнями громадян у порядку, який встановлюється відповідними документами.

4.5. Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян виконавчими органами міської ради, організаціями та установами міста.

4.6. Проведення аналізу письмових та усних звернень громадян до міського голови та його заступників, інформування керівництва про стан цієї роботи. 

4.7. Здійснення перевірок щодо додержання законодавства про звернення громадян, відповідно до своїх повноважень, у виконавчих органах міської ради, організаціях та установах міста.

4.8. Підготовка щомісячних, щоквартальних та щорічних звітів щодо звернень громадян.

4.9. Підготовка проектів рішень виконкому міської ради та розпоряджень міського голови з питань, що відносяться до компетенції відділу.

4.10. Інформування міського голови та його заступників про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян у виконавчих органах міської ради, організаціях та установах міста.

4.11. Консультування громадян, які звертаються до відділу, про порядок вирішення порушених питань.

4.12. Вивчення, узагальнення та поширення позитивного досвіду роботи, надання методичної та практичної допомоги виконавчим органам міської ради, організаціям та установам міста в організації та проведенні роботи з розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

4.13. Забезпечення оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених інформацій про роботу зі зверненнями громадян.

4.14. Підготовка графіків особистих доповідей керівників виконавчих органів міської ради перед міським головою на апаратних нарадах про стан роботи зі зверненнями громадян.

4.15. Розроблення та подання на затвердження посадових інструкцій працівників відділу згідно з його внутрішньою структурою.

4.16. Складання та затвердження річних планів роботи відділу.

4.17. Щорічна підготовка пропозицій щодо списку кадрового резерву на посади  службовців – працівників відділу.

4.18. Розроблення й впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення організації розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, їх особистого прийому, впровадження в роботу зі зверненнями  новітніх інформаційних технологій.

4.19. Впровадження та координація дій по впровадженню у виконавчих органах міської ради міської Програми „Електронне врядування та електронна демократія в місті Миколаєві на 2010-2015 роки”.

 5. Права відділу

 5.1. Відділ має право:

- залучати спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

- здійснювати контроль, проводити перевірки, інспекції та аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;

- одержувати у встановленому порядку від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань;

- надавати виконавчим органам міської ради методичні рекомендації щодо їх діяльності, пов’язаної з реалізацією завдань щодо виконання вимог законодавства із звернень громадян;

- вносити керівництву пропозиції з питань удосконалення роботи зі зверненнями громадян;

- скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції;

- інші права, які належать до його компетенції.

 6. Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності відділу

 6.1. Відділ утримується за рахунок місцевого бюджету.

6.2. Працівники відділу є посадовими особами органів місцевого самоврядування, їх основні права, обов’язки, відповідальність, умови оплати праці і соціально-побутового забезпечення визначаються Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“ та іншими законодавчими актами.

 7. Відповідальність посадових осіб відділу

 7.1. Посадові особи відділу повинні сумлінно виконувати свої службові обов’язки, шанобливо ставитися до громадян, керівників і співробітників, дотримуватися високої культури спілкування, не допускати дій і вчинків, які можуть зашкодити інтересам служби чи негативно вплинути на репутацію міської ради, її виконавчих органів та посадових осіб.

7.2. Посадові особи відділу несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. Матеріальна шкода, завдана незаконними діями чи бездіяльністю посадових осіб відділу при здійсненні ними своїх повноважень, відшкодовується у встановленому законодавством порядку.

 8. Заключні положення

 8.1. Ліквідацію та реорганізацію відділу проводить міська рада за поданням міського голови у порядку, встановленому чинним законодавством.

8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.